CASE 2: Personal-Management

Professionalisierung eines schlanken Personalmanagements

Ausgangssituation

Der Vorstand eines Beratungsunternehmens aus dem Finanzsektor mit 30 Mitarbeitern hatte sich zum Ziel gesetzt, das Personalmanagement zu professionalisieren. Dies sollte durch eine Weiterentwicklung der beiden Assistentinnen umgesetzt werden. Die Schaffung einer neuen Position war nicht angedacht.

Externe Fortbildungen wurden bereits besucht, die tatsächliche eigenständige Umsetzung des Gelernten fiel jedoch schwer. So entschieden sie sich für HR Guiding.

Zielsetzung

1. Aufbau einer effizienten Personaladministration
2. Optimierung des Rekrutierungs- und Onboarding Prozesses

Lösung

Personaladminstration

Um ein genaues Bild der aktuellen Situation zu erhalten, wurde über 2 Tage das Tagesgeschäft begleitet. So entstand ein guter Überblick über Rahmenbedingungen, personalrelevante Abläufe und Strukturen, vorhandene Kompetenzen und Kapazitäten.

Für die Personaladministration wurde zunächst in einem Workshop definiert, welche Daten relevant waren und für eine Auswertung zur Verfügung stehen sollten.

Daraus wurde ein Überblick entwickelt und aufgebaut, in dem alle Daten und weiterführenden Dokumente übersichtlich abgelegt waren und ausgewertet werden konnten.

Eine besondere Rolle spielte dabei für den Vorstand die Möglichkeit, Gehaltsentwicklungen, die Entwicklung von Provisionen und Sonderzahlungen, aber auch krankheitsbedingte Abwesenheiten in der Historie auszuwerten, um Maßnahmen gezielter ableiten zu können.

Für Mitarbeiter und Administration war es wichtig, den Urlaubsprozess möglichst schlank und nachvollziehbar abzubilden.

Rekrutierung und Onboarding

Analog wurde auch eine Bewerberdatenbank aufgebaut, die übersichtlich Bewerbungsverläufe, Einordnungen und statistische Entwicklungen sichtbar machte, sowie den Aufbau eines Talentpools ermöglichte.

Das personelle Wachstum konzentrierte sich darauf, klar spezialisierte Bewerber zu gewinnen. So wurden die vorhandenen Stellenausschreibungen und das Briefing des Personalberaters konkretisiert. Die Basis hierfür bildete ein halbtägiger Workshop mit den Vorständen, ausgewählten Mitarbeitern und den Assistentinnen.

Gleichzeitig galt es die Vorauswahl so zu gestalten, dass nur relevante Bewerber ins Auswahlverfahren der Unternehmensleitung gelangten. Hierfür wurden die Kriterien der „must haves“, „nice to have“ und „Spezialkompetenzen“ herausgearbeitet. Über ein halbes Jahr wurde der Bewertungsprozess eingehender Bewerbungen parallel geführt, um sich aufeinander abzustimmen. Anschließend sollten eingehende Bewerbungen sicher ausschließlich vom Assistenzbereich heraus eingestuft werden.

Um neue Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen einzuführen, wurde ein Onboarding-Prozess etabliert, der sicherstellte, dass administrativ alles vorbereitet war, eine sorgfältige Einarbeitung stattfand und die Probezeit so gestaltet war, dass danach sicher eine Übernahmeentscheidung getroffen werden konnte.

Ergebnis

Das Unternehmen war nun so aufgestellt, dass das Personalmanagement professionell alle zu dieser Zeit relevanten Anforderungen erfüllte. Die Administration fand effektiv und effizient statt, zu jederzeit konnten wichtige Kennzahlen abgerufen werden und die schlankeren Prozesse ließen sich besser in enge Tagesabläufe integrieren.

Für die nächsten Schritte wurden die Themen Personalentwicklung und der spezifischen Know-how Aufbau des Assistenzbereiches geplant.